Fabricant français de systèmes intégrés de piscines, ce constructeur s’est attaqué à un chantier de taille : son immersion dans le digital pour appuyer son développement commercial.
Le modèle commercial de cette société cible aussi bien les particuliers que les entreprises et artisans installateurs. Il s’appuie donc sur un très grand nombre de variantes autour des systèmes commercialisés.
Les offres commerciales et documentations produits doivent donc être adaptées en terme de spécificités contractuelles avec comme objectif final de satisfaire chaque client.
Pour répondre à ces besoins, cette société disposait d’un CRM – pour gérer les informations relatives aux prospects, clients et partenaires et permettre un suivi des affaires – et d’un ERP pour gérer les documentations. Les offres commerciales et contrats étaient réalisés manuellement avec des outils bureautiques.
L’ERP (application de production de documents produits personnalisés) présentait de nombreux symptômes de vieillissement : le modèle documentaire à la base n’avait jamais été repensé depuis sa conception initiale malgré les évolutions technologiques. La charte graphique initiale n’avait jamais été remise en cause et présentait un caractère désuet.
Enfin, la prise en compte des demandes spécifiques et des nouveaux besoins devenait de plus en plus difficile et coûteuse.
La conjugaison de ces facteurs imposait une évolution à court terme de la gestion documentaire, tant d’un point de vue technologique que fonctionnel.
Ces documents correspondent à une production annuelle de près de 1 000 000 de pages par an !
Objectifs du nouveau projet digital « Éditions »
Le nouveau projet devait satisfaire les objectifs suivants :
- Répondre avantageusement aux nouveaux besoins identifiés (production documentaire automatique et/ou personnalisée)
- Conserver le principe général d’industrialisation de documents personnalisés
- Envoi automatique des documents
- Répondre aux objectifs d’efficacité et de séduction commerciale :
– Donner la main aux métiers
– Optimiser la création documentaire - Minimiser les coûts :
– Optimiser les coûts d’impression par une utilisation limitée de la couleur
– Veiller aux contraintes d’expédition : format des documents imprimés, livraison électronique à la demande…
– Optimiser la taille des documents à l’impression
Une solution digitale complète et intégrée au SI au service des différents métiers de l’entreprise
La solution digitale mise en place est constituée d’un serveur centralisé gérant un référentiel de contenu et pilotant l’assemblage des documents sur la base de modèles et de composants documentaires. Ce serveur reçoit des demandes du CRM et de l’ERP et produit automatiquement les documents. Il permet en outre une gestion et maintenance facile du contenu documentaire et des modèles. La solution s’intègre de manière étroite avec les applications métier du système d’information.
L’objectif de cette solution digitale est de faciliter le quotidien des différents métiers de l’entreprise. En effet, dans le cadre de ce projet, une commande ou une affaire est saisie systématiquement dans l’application métier ; le commercial ou l’administration des ventes sélectionne en un clic le type de document souhaité depuis la fiche du nouveau client. La demande est caractérisée par un numéro d’affaire ou de commande, une langue cible et un ensemble de variables caractérisant les produits et les informations du client. Aucune reprise manuelle des informations du CRM/ERP n’est nécessaire.
Le fait pour l’entreprise, de faire un réel plongeon dans le digital, permet notamment aux commerciaux, de gagner un maximum de temps sur la création de leurs documents !
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