En France, cette entreprise, groupe de BTP, compte près de 1000 collaborateurs au sein des 250 agences qui sont susceptibles de rédiger ou de contribuer à la rédaction de dossiers de réponse à appels d’offres, de propositions commerciales et de devis. Au cours de cette étape stratégique qui conditionne directement les résultats commerciaux, une partie importante du temps étaient consacré à la rédaction d’une proposition commerciale, à la recherche des informations les plus à jour, à la réalisation technique des argumentaires et à l’assemblage des différentes annexes et brochures nécessaires etc.
proposition commerciale
Le temps estimé pour la rédaction d’une proposition commerciale était de 2 heures à 3 jours, pour plus de 90% des 40 000 offres rédigés par an. En industrialisant l’élaboration de ces documents critiques pour l’entreprise, elle a constaté à la fois une amélioration de la productivité de ses employés et une performance commerciale accrue.
Performance commerciale : simple comme une industrialisation du processus de création d’une proposition commerciale
Pour améliorer ce processus, la DSI de ce groupe a souhaité équiper l’ensemble des agences d’une solution leur permettant un gain de temps significatif, avec l’objectif de définir des sommaires types, de permettre la récupération de documents existants, d’assembler automatiquement les documents et de limiter le temps passé à la mise en forme des propositions commerciales.
La solution recherchée devait améliorer la qualité du contenu des documents (devis, proposition commerciale etc…) et de leur forme ; au-delà du contenu, les documents créés devaient être attrayants dans leur mise en page, conformes à la charte graphique des différentes sociétés du groupe et professionnels. Enfin, l’organisation interne du groupe imposait de donner une forte autonomie à chaque agence, de limiter l’accès à certains paragraphes, tout en partageant un tronc commun sur les sujets tels que la communication, la direction technique ou encore la démarche qualité QSE, par région ou par délégation.
Le Proposal Management : la réponse adéquate pour une proposition commerciale efficace
Pour répondre à ces besoins d’industrialisation de la rédaction des propositions commerciales, la société a mis en place un nouveau service s’appuyant sur une solution de Proposal Management. Elle répond aux besoins des différents rédacteurs, qu’ils soient commerciaux, chefs de projet ou responsables d’agence, mais aussi à tous à les contributeurs et spécialistes métier.
Elle permet de créer des réponses commerciales et de gérer de manière déléguée le contenu des documents :
- La création d’une proposition commerciale de plusieurs dizaines voire centaines de pages, intégrant des descriptifs, des tableaux dynamiques de prix, des images et tous les documents annexes nécessaires.
- Un travail collaboratif avec des circuits de validation.
- Une gestion répartie d’un référentiel centralisé de modèles, paragraphes, chapitres, images et annexes.
Pour un utilisateur final, la solution se substitue à Word : depuis le CRM et en un clic, il accède à une page web lui présentant le document qui a été automatiquement composé et modifie sa structure et son contenu pour répondre au cahier des charges de son client. La proposition commerciale est créée !
Les rédacteurs peuvent également rédiger un nouveau document en partant d’un document existant et pour certains devis, ils éditent en une seule action un document au format PDF qu’ils peuvent valider. Les contributeurs, qu’ils soient juristes, responsables qualité ou sécurité ou encore chefs produits, disposent aussi d’un portail web qui leur permet de créer et de mettre à jour de manière sécurisée le contenu utilisé dans les différents modèles documents.
La solution mise en place est constituée d’un serveur centralisé gérant un référentiel de contenu et pilotant en liaison avec le logiciel CRM, l’assemblage des documents sur la base de modèles et de composants documentaires.
Performance, gains, des résultats probants avec le Proposal Management
Grâce à cette solution de Proposal Management, la société dispose désormais d’un outil performant permettant de partager l’expérience des équipes, des argumentaires rédigés et tous les éléments de communication du groupe et de ses agences, soit plus de 5000 composants. Plusieurs centaines de brochures PDF sont aussi accessibles et sont récupérées en temps réel par l’outil dans les systèmes de gestion documentaires de ses sous-traitants. Ses utilisateurs rédigent en un clic des offres personnalisées de plusieurs dizaines de pages, qu’ils finalisent en ajoutant ou en modifiant des chapitres, images ou annexes, réduisant de plusieurs heures le temps d’élaboration des documents, tout en garantissant un contenu toujours à jour. Au-delà de ces processus métier, ils limitent les risques liés aux engagements pris dans chaque proposition commerciale et de maximiser les chances de remporter les marchés.
Aline, chef du projet chez ce client explique : « Nous réalisons un sommaire de document en parfaite adéquation à la demande et de façon plus souple que Word et Excel, deux outils qui ne prennent pas en compte la hiérarchisation entre les paragraphes. La solution adapte automatiquement la taille et le style des fragments de texte en fonction du niveau de titre. On obtient de cette manière un document final beaucoup plus propre et lisible ». Un autre avantage, et pas des moindres, consiste à obtenir au final un seul fichier, où sont fusionnés tous les éléments provenant de différentes sources (offre, annexes, bordereau de réponse, offre de prix, etc.) : lors de l’impression de la proposition commerciale, il n’est plus nécessaire de réaliser un portfolio composé de pages imprimées à partir de différents fichiers Word, Excel et PDF et plus de risque d’oublier une annexe obligatoire. La proposition commerciale finale est aussi plus légère, car compressée par la solution et donc plus facile à transmettre. Enfin, la solution est capable de signer le document électroniquement. « Loin d’être un détail, ce point est un véritable enjeu à l’heure où la tendance consiste à demander des offres dématérialisées. Dans quelques années, il est bien possible que cela devienne la norme. Mieux vaut se préparer dès maintenant ».
Marie
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