La transformation numérique (ou dématérialisation) des organisations concerne de nombreux processus et notamment celui de la contractualisation entre les entreprises et leurs clients. Ce processus de dématérialisation est présent dans toutes les entreprises mais aussi dans le secteur public.
Le principal objectif de cette dématérialisation du contrat réside dans le remplacement des actions manuelles souvent basées sur Word et sur l’envoi d’emails et de courriers, par un processus 100% électronique pour les étapes de rédaction, de validation, d’échange, de signature et d’archivage.
Dans cet article, nous verrons que dématérialiser les contrats présente de nombreux avantages compétitifs et permet des diminutions de coûts très importantes. Nous listerons ensuite quelques types de contrats concernés ; nous donnerons enfin quelques clés pour faciliter la mise en œuvre de cette dématérialisation.
Pourquoi dématérialiser des contrats
La dématérialisation des contrats prend une place importante dans la transformation digitale des entreprises et des organisations publiques. Elle permet d’accélérer la phase de rédaction, celle d’échanges des documents entre les contractants et la signature ; elle garantit aussi l’archivage des documents signés. La dématérialisation permet tout au long de cette chaîne d’actions de garantir la sécurité des contenus et la sécurité du processus.
Le processus complet de contractualisation est dans ce cas dématérialisé, de l’élaboration d’un contrat jusqu’à sa signature. Il est à noter que cette transformation ne doit pas être confondue avec la dématérialisation d’un contrat papier qui consiste simplement à numériser automatiquement le contrat reçu au format papier signé par son client.
La dématérialisation des contrats commence par la création d’une bibliothèque de clauses juridiques, le clausier, qui référencie toutes les clauses des différents contrats et permet leur maintenance dans le temps. Des modèles de contrats exploitent ce clausier en s’appuyant sur des règles juridiques et commerciales et des chartes graphiques.
Après sélection d’un modèle, un rédacteur est en mesure, sans changer d’outil, de créer un contrat fiable, de le personnaliser, si besoin de le faire approuver par des experts de son organisation et de l’envoyer à son client. Le client reçoit une notification, l’invitant à se connecter sur un espace web sécurisé pour visualiser le contrat, le valider et le signer électroniquement. Le processus est fluide ; il limite les erreurs et accélère les délais de signature.
Au-delà de la rédaction et de la signature, la dématérialisation des contrats pose la question de leur archivage sur la durée. Ce stockage est assuré par des logiciels (contrathèque numérique) apportant une valeur juridique à l’archivage. Ce stockage numérique à valeur probante est une nécessité ; il permet aussi de manière induite d’accélérer les recherches.
Quatre bénéfices sont apportés par cette dématérialisation : un gain de temps, des délais de contractualisation plus courts, un gain de productivité des équipes et moins de litiges.
Quels contrats sont concernés ?
De nombreuses lois et décrets permettent désormais de considérer un contrat électronique équivalent au contrat papier en termes de preuve, sous réserve que puisse être identifiée la personne dont il provient et que ce contrat soit réalisé et stocké dans des conditions permettant de garantir son intégrité. Autrement dit, un contrat numérique équivaut au contrat papier aux yeux de la loi.
De nombreux secteurs d’activité et de contrats sont concernés ; quelques exemples de contrats sont donnés ci-dessous :
- Les contrats commerciaux pour la vente d’un produit ou de service
- Les avenants aux contrats, mais aussi les notices d’application associées
- Les contrats de souscription à un service en ligne
- Les contrats de partenariat
- Les contrats de location immobilière
- Les contrats de travail
Comment mettre en œuvre cette dématérialisation ?
La mise en œuvre de cette dématérialisation s’appuie sur un logiciel collaboratif d’aide à la rédaction de contrats et sur un outil de signature et d’archivage électronique.
Un travail préparatoire est nécessaire au niveau de l’équipe juridique :
- Recensement des contrats et construction du clausier : il s’agit de lister les clauses utilisées, d’arbitrer entre des clauses similaires et de reporter ce contenu par copier/coller dans le clausier de l’outil.
- Modélisation des contrats : cette modélisation consiste à définir les règles d’assemblage des contrats ; ces règles logiques permettent au moteur de règles de l’outil d’automatiser au maximum la création d’un document cohérent en termes de contenu, mais aussi de piloter les actions et décisions possibles laissées à la main des rédacteurs.
- Définition des circuits de validation et de signature.
L’étape suivante consiste à créer dans les outils les modèles de contrats, les circuits de rédaction et de signature électronique.
L’ensemble du processus contractuel peut alors être déroulé en ligne. Les échanges postaux sont supprimés et chaque signataire se connecte de manière sécurisée pour signer les documents. L’application de signature assure le consentement explicite de chaque signataire ainsi que l’inaltérabilité des contrats sans échange de documents papier.
Plusieurs logiciels existent pour assister les utilisateurs dans la rédaction des contrats mais le choix du bon logiciel dépend du contexte métier :
- Volume de contrats
- Prise en compte des données d’application de souscription ou de CRM
- Contrats en marque blanches : multimarques, multipartenaires ou multilingues
- Nombre de rédacteurs et valideurs
- Complexité règlementaire
- Nécessité de rééditer régulièrement les contrats
- Nécessité d’identifier les clauses dérogées
- Complexité des circuits de rédaction et d’approbation
Les solutions d’aide à la rédaction sont proposées sous la forme de logiciels ; les services de signatures électroniques et de stockage électronique à valeur probante des contrats sont proposés par des prestataires dits tiers de confiance qui proposent les technologies de signature et d’archivage électronique, et les services d’archivage sur plusieurs années, voire près de 100 ans pour les contrats de travail.
Estimer les retours sur investissement de la dématérialisation des contrats
Les retours sur investissement s’appuient sur plusieurs des bénéfices décrits précédemment :
- Moins de litiges grâce à une rédaction basée sur des contenus et documents fiables et validés
- Gain de temps en moyenne de 30% passé sur la rédaction sur les 10H en moyenne par semaine par les équipes juridiques sur la rédaction de ces documents
- Une capacité à déléguer la rédaction des contrats ou d’une première version des contrats aux équipes commerciales
- Un gain de temps en moyenne de 90% dans la recherche d’un contrat
- Un gain de temps de 25% passé sur les tâches de gestion des contrats : archivage, transmission interne de copies, impression, etc.
- Une meilleure efficacité commerciale : contractualisation plus rapide, anticipation des renégociations de contrats